NORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE OFICINA
El control
de los documentos desde el momento de su producción en las oficinas es
condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de
testimonio jurídicoadministrativo, como de elemento integrante del patrimonio
documental.
1. INTRODUCCIÓN
El archivo
de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una
unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene
encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en
ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso
al terminar ésta, si las necesidades de consulta por la propia unidad son
continuas.
El
documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como
soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un
archivo. Lo que cambia a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento
que recibe y el uso que se hace del mismo. La organización que se le dé en esta
primera etapa determinará, dado el volumen de los documentos que se genera en
la empresa, las posibilidades de tratamiento que reciba más tarde.
Son tres
los principios fundamentales en que se basa una correcta organización de los archivos
de oficina:
Ø Ser reflejo fiel de la actuación de la Empresa.
Ø Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los
documentos de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Ø Considerar al expediente administrativo como base de la actuación
administrativa.
Entre las
funciones del archivo de oficina estarán:
ü
La formación de los
expedientes y la correcta ordenación de las series documentales que produce la
propia oficina como consecuencia de su gestión diaria.
ü
La elaboración de
los instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos, etc.) de
la propia documentación que genera.
ü
El servicio de
consulta administrativa.
ü
La preparación de
transferencias al Archivo General.
2. RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE OFICINA
Para ayudar
a cumplir con estos tres principios fundamentales y facilitar el cumplimiento
de las funciones que tiene asignadas los archivos de oficina o unidades
administrativas ofrecemos una serie de recomendaciones básicas:
Casi todos los
documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente
administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos generados por
una unidad (productor) en la resolución administrativa de un asunto.
Todos los
documentos y expedientes que se hayan generado de esta manera, deben formar
parte de una misma serie documental, entendida como conjunto de expedientes
generados por una unidad productora resultados de una misma gestión, actividad
o procedimiento (ejemplo: el conjunto de cada uno de los expedientes académicos
de alumnos de la Universidad formará la serie “Expedientes académicos de
Alumnos”).
Cada unidad
administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la
formación de expediente y series documentales, de acuerdo a criterios
archivísticos para garantizar una gestión rápida y eficaz durante el periodo
inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian.
Esta organización
debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de
expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignada la
oficina productora.
Es aconsejable que
en cada Sección/Unidad administrativa haya un responsable de su archivo de
gestión que a su vez sea el punto de conexión entre la unidad administrativa y
el Archivo Universitario.
El primer paso a
seguir en la organización del archivo de oficina será identificar y separar los
documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite
administrativo y que si son considerados documentos de archivo.
ACTIVIDAD
Realiza un mapa mental de esta guía y
luego me la explicas mediante un video
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