Organización del entorno físico del espacio de acogida

 

Organización del entorno físico del espacio de acogida

La organización del entorno físico es fundamental para el buen rendimiento, el funcionamiento y la mejora de las relaciones laborales. Influye de forma importante en aspectos tales como la interdependencia de sus integrantes con respecto a sus metas, la diferenciación de roles e incluso en la coordinación con otras áreas o unidades.

Condiciones medioambientales

Las condiciones ambientales y físicas en los puestos de trabajo, así como los componentes materiales, la ubicación del puesto de trabajo…, contribuyen a crear un ambiente laboral favorable. Para evitar que factores negativos influyan en este ambiente laboral favorable debemos tener en cuenta factores como:

– Una buena iluminación. Evitaremos contrastes y zonas de sombra o excesivamente iluminadas.

– Luz natural. Hay que conseguir una buena iluminación natural. Debemos tener en cuenta los distintos puntos de luz natural que hay repartidos por la habitación. Un dato que hay que tener en cuenta es que la luz que llega por el lado izquierdo de los puestos de trabajo es más apropiada y cómoda.

– Los colores de la habitación. El color blanco, que hace reflejar la luz natural, es el más recomendable. Debemos evitar tonos como violetas o grises, que desmotivan o deprimen. Tampoco debemos utilizar tonos rojos o demasiado estridentes, que provocan excitación e irritabilidad.

Sin embargo, los azules o verdes claros son denominados colores fríos, que aportan tranquilidad. Los ocres dan calidez al ambiente.

– La temperatura de la sala. Al igual que el resto de aspectos que influyen en la concentración y rendimiento del trabajador, la temperatura podríamos decir que es uno de los más determinantes. Para realizar actividades administrativas, la temperatura recomendable debe mantenerse entre los 18 y los 22 ºC.

– La insonorización. El ruido dentro de una zona común de trabajo donde conviven diariamente muchas personas puede ser un inconveniente e influir en el rendimiento y la concentración. La insonorización puede ser una solución: se puede insonorizar con cristales blindados a la calle o insonorizar paredes y habitaciones.

Disposición y tipo de materiales auxiliares

Para una correcta disposición del espacio y materiales dentro de una oficina, debemos tener en cuenta los siguientes tipos de organización:

– Establecer un programa de organización del espacio.

– Si existe una organización ya establecida, planificar cambios que puedan favorecer una mejora del espacio y la comodidad de la persona.

– En el caso de ser un espacio de mucho tránsito, modificar los procedimientos de trabajo puede mejorar la efectividad en los resultados.

– Conocer la opinión de las personas que utilizan ese espacio. Son ellos los que mejor saber qué cambios hay que realizar.

– Aumentar o disminuir los puestos de trabajo de ese espacio.

– Renovar el mobiliario o reubicarlo.

– Modificar el espacio en función del cliente.

– En función del marco legal establecido, debemos reformar un espacio si la normativa nos marca luz, ventilación o distribución de ciertos aparatos.

Además de tener en cuenta estos factores, existen otros que también influyen en el rendimiento y optimización de recursos dentro de una empresa.

La distribución de los empleados, por ejemplo, puede facilitar las relaciones interdepartamentales y entre compañeros. Esta distribución puede mejorar los sistemas de información y los procesos de comunicación y puede además facilitar una mejor supervisión del trabajo para los responsables.

Los espacios accesibles son muy importantes, sobre todo para las áreas de atención al cliente. Debemos tener en cuenta que las modificaciones que se produzcan deben favorecer futuros cambios que sean necesarios.

Si se precisa un cambio de domicilio o la apertura de nuevas instalaciones, una buena planificación del espacio, acorde a las normativas y a los espacios bien establecidos, zonas de aparcamiento, posibilidad de ampliación, accesibilidad y buenas comunicaciones, pueden favorecer una mayor afluencia de cliente y puede elevar las ventas.

Mobiliario

El mobiliario de las oficinas de trabajo se compone principalmente de mesas, sillas, estanterías, armarios, archivadores, etc. Existe una gran variedad de mobiliario de oficina, de diversos estilos. Dejando a un lado si los muebles son más o menos modernos, todos los que se instalen en una oficina deben ser cómodos, accesibles, funcionales y de diseño anatómico.

Es importante destacar que las personas que trabajan en las oficinas pasan muchas horas dentro de ella realizando un trabajo intelectual y que su rendimiento será mayor si facilitamos el mobiliario que van a utilizar.

Dentro de este mobiliario se encuentran los distintos equipos, máquinas o instrumentos que se utilizan para realizar trabajos administrativos:

– Los equipos multifuncionales. Son muy útiles, rápidos y limpios. Se utilizan para copiar documentos. Además disponen de otras opciones, como la posibilidad de ampliarlos, reducirlos, clasificarlos o reproducirlos en color y blanco y negro. Estos equipos multifuncionales disponen de opciones de escaneado, impresión desde el PC y el envío de fax.

– Las máquinas para manipulación de documentos. Son un conjunto de instrumentos que nos facilitan distintas funciones en el trabajo diario. La cizalla o guillotina nos sirven para cortar el papel al tamaño deseado. Las encuadernadoras nos permiten encuadernar documentos para manejarlos mejor. Las destructoras son fundamentales para eliminar documentos que contengan datos o información importante que no deba conocerse, de acuerdo con la ley de protección de datos.

– Las máquinas y aparatos auxiliares. En este apartado podemos destacar las calculadoras, que nos permiten realizar cálculos rápidamente.

También destacan los proyectores, muy utilizados en las reuniones para exponer el contenido que se quiere transmitir, con imágenes a través del PC.

– Los pequeños accesorios. Son instrumentos de uso diario que nos permiten realizar funciones más cómodamente, como son la grabadora, la taladradora, el quitagrapas, la plastificadora, los sellos…

– Las máquinas y aparatos utilizados en las comunicaciones.

Aunque hace tiempo existían más aparatos dedicados a las comunicaciones, actualmente el correo electrónico ha sustituido a la mayoría de ellos. Hoy día podemos destacar el teléfono y el fax.

El elemento principal para todo trabajo administrativo es el ordenador.

Conocer los sistemas operativos, los distintos programas de procesamiento de datos y el uso de Internet se ha convertido en esencial para todo trabajador administrativo.