La organización de los recursos humanos

 

La organización de los recursos humanos

La organización en actividades de apoyo administrativo

Criterios de organización y de coordinación

Toda actividad administrativa organizada tiene dos características fundamentales y opuestas a la vez: la división del trabajo en las distintas áreas y la coordinación de estas áreas para conseguir los objetivos finales.

La coordinación del trabajo tiene varios puntos fundamentales:

– Adaptación mutua. Va ligada a la comunicación informal, tanto simple como compleja. El trabajo lo controla quien lo realiza, en un sistema simple que se utiliza en organizaciones sencillas y también el único que funciona en situaciones difíciles.

– Supervisión directa. El responsable se hace cargo del trabajo de los demás: supervisa de forma directa un conjunto de instrucciones y controla que estas se han cumplido. Esta relación se refleja en el organigrama.

– La organización de los procesos de trabajo. También se puede organizar estableciendo desde un primer momento normas y requisitos antes de realizar las tareas asignadas. Destacan dos formas fundamentales de normalización de este proceso: la normalización de los procesos de trabajo y la normalización del procedimiento de trabajo.

– Normalización de habilidades. Cuando especificamos el tipo de preparación que requiere la realización de cada actividad, se produce el proceso de normalización de habilidades y conocimientos, es decir, se define el perfil que cada trabajador desempeña en su puesto.

– Normalización de resultados. Se trata de especificar los resultados que queremos obtener sin definir cómo se va a realizar. Los resultados que tenemos con este proceso son cuantitativos.

Procedimientos de trabajo

Antes de empezar a comentar los principales procedimientos del trabajo administrativo, debemos preguntarnos qué es un procedimiento. Definimos un procedimiento como una serie de pasos definidos de manera clara y lógica que nos permiten trabajar y coordinarnos correctamente para conseguir los objetivos marcados en un principio.

Se trata de poner en marcha una serie de operaciones o procesos de trabajo coordinados y dirigidos por un responsable.

Para plantear un procedimiento de trabajo debemos tener en cuenta:

– Las acciones que vamos a realizar.

– El protocolo marcado que se va a seguir.

– Las reglas que van a delimitar las acciones.

Existen dos tipos de procedimientos de trabajo:

– Lineales, en el que el trabajo sigue el mismo ritmo continuamente.

– Ramificados, en los que el trabajo realizado va a estar sujeto a ciertos criterios.

Ambos son igual de efectivos, pues son complementarios. Van a variar en función de las circunstancias de la tarea.

Indicadores de calidad de la organización

A la hora de evaluar una actividad administrativa o trabajo debemos regirnos por tres criterios que son fundamentales para conseguir una buena calidad y productividad: la eficiencia, la eficacia y la efectividad.

Alcanzar la eficiencia significa usar los recursos y ejecutar las actividades cumpliendo con los límites prefijados en un primer momento y valorando el grado de aprovechamiento de los recursos utilizados.

Tomemos como ejemplo una empresa dedicada a la impresión de libros de texto. Si solo tenemos en cuenta la eficiencia en los valores de calidad, tendríamos unos libros imprimidos en baja cantidad de color y tinta. Así cumpliríamos con los límites establecidos por este criterio para optimizar recursos.

Por ello, es importante tener en cuenta los dos principios restantes. Se deben equilibrar los tres principios, para conseguir una calidad organizacional idónea.

La efectividad es la relación de los resultados conseguidos y de los resultados planteados desde un principio. Se facilita así conocer si se han cumplido los objetivos planteados.

Si solo consideramos la cantidad como único criterio, valorando solo el resultado, el costo del producto será elevado.

La eficacia estima el servicio prestado, el impacto del producto que hacemos. Este criterio está muy relacionado con el concepto de calidad, debido a que nos ofrece de manera directa información sobre el grado de satisfacción del cliente.

 Pautas para la obtención de resultados

Debemos saber que la mayoría de trabajos administrativos se realizan en grupo. Por tanto las pautas que hay que seguir para conseguir los resultados marcados deben ser tanto individuales (cumplimiento del objetivo personal marcado) como grupales. Algunas de las pautas o puntos que hay que tener en cuenta para obtener resultados satisfactorios en el trabajo diario son:

– Marcar las tareas que se vayan a realizar a medio y corto plazo. El trabajador debe tener claro cuál va a ser su labor diaria y los objetivos que tiene que cumplir a medio y corto plazo.

– Realizar una lluvia de ideas cuando surjan problemas. Es importante en el trabajo en grupo colaborar en la medida de lo posible aportando ideas que vayan surgiendo en el trabajo diario, con el fin de enriquecer la tarea.

– Organizar reuniones periódicamente. El hecho de que varias personas trabajen en grupo implica que deben estar coordinadas en todo momento. Deben programar reuniones periódicas, que ayudarán a mejorar los resultados. Además estas reuniones deben prepararse con tiempo y estar bien estructuradas para sacar provecho de ellas.

– Evitar distracciones en tu trabajo. Muchas veces la efectividad en los resultados se ve marcada por las distracciones diarias de los trabajadores:

internet, llamadas telefónicas, fumar o tareas personales pueden disminuir el ritmo de trabajo.

– Organizar el trabajo diario, dando prioridad a tareas más urgentes y tareas que puedan esperar.

– Si te equivocas, soluciona tus fallos. Como dice el refrán, es de sabios rectificar. Debemos reconocer nuestros errores y rectificarlos lo antes posible, para no causar problemas al grupo.

– Aprovecha el tiempo: planifica tus tareas diarias, organízate lo mejor posible y notaras el rendimiento que sacas a tu trabajo diariamente.

– La calidad es lo importante, no la cantidad. Muchas veces confundimos la cantidad con la calidad y no debe ser así. Debemos ser conscientes de que lo importante es que nuestro trabajo esté correcto, revisado y sin errores. Será la única manera de conseguir calidad.

– Tu trabajo es tan valioso como el del resto del grupo. No debemos creernos nunca más que nadie, puesto que el trabajo en grupo es democrático. Todos hacemos igual; por tanto, todos somos iguales.