DOCUMENTOS
DE NOTIFICACIÓN
DOCUMENTOS
DE ENLACE
Como su nombre indica son
documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar documentos de una a
otra. Generalmente reciben el nombre de «notas de régimen interior», «oficios
de remisión» o «relaciones de envío». Suelen ser de papel autocopiativo y
tamaño cuartilla o similar aunque también se pueden encontrar en tamaño folio o
DIN A4. A veces forman grupos de tres hojas con el fin de que la oficina
remitente conserve, como testimonio del envío, un ejemplar hasta que regrese el
tercero con el recibí. El desconocimiento de esta función provoca el que se
envíen las tres hojas perdiendo así su eficacia.
Cuando existe una buena
organización administrativa y los documentos están correctamente
elaborados, la autoría y la fecha
de los escritos bien expresadas, estas notas de régimen interior sólo sirven
como acompañamiento al documento. Se archivarán en una carpeta independiente
ordenadas por oficinas. Su función será dejar constancia de que los documentos
se envían y se reciben, por lo tanto podrían ser eliminados pasado un tiempo
prudencial.
DOCUMENTOS
DE APOYO A LA GESTIÓN
Por documentos de apoyo a la gestión
entendemos todos aquellos que recibe una oficina o elabora ella misma para
facilitar la gestión de sus asuntos. Esta documentación tiene como
característica común la de su carácter informativo efímero y su falta de valor
legal o histórico.
Los documentos administrativos
estudiados hasta ahora suelen ser sustentadores de derechos
de los ciudadanos y de la propia
administración al menos durante un período de su vida, suelen ser documentos
originales.
Los documentos de apoyo son copias
de otros documentos o documentos repetidos y carecen de cualquier valor, salvo
el meramente informativo inmediato, por lo que pueden ser
destruidos una vez utilizados.
En una oficina municipal estos
documentos serían los siguientes:
Originales
múltiples: Como
su nombre indica son documentos originales iguales, es decir con la misma
redacción, configuración física, firmas y rúbricas, pero que cumplen funciones
diferentes y tienen diferente valor
según en donde se encuentren. En una oficina un original formará parte de un
expediente, mientras que otros se utilizarán como documento de apoyo a la
gestión en la misma o en otra oficina. Un buen ejemplo son los proyectos
técnicos que entregan los particulares cuando solicitan una licencia de obra.
Lógicamente en el expediente
sólo se incluirá un ejemplar, pero
la función de los otros ejemplares será la de servir a los técnicos municipales
para la elaboración de sus informes desde aspectos técnicos diferentes.
Una vez que el expediente esté
finalizado los otros originales podrán ser eliminados o devueltos a sus
propietarios.
Los originales múltiples pueden
adquirir una gran importancia para algunas oficinas. Siguiendo con el ejemplo
del proyecto de obras diremos que un ejemplar puede constituir una fuente de
información importante en un Servicio de Extinción de Incendios, por poner un
ejemplo, pues, antes de acudir a sofocar un incendio, se puede conocer la
interioridad de un edificio simplemente consultando el proyecto. Pero nunca hay
que confundir el importante
valor informativo que tiene para
una oficina determinada con la obligación de su conservación en soporte papel,
cuando ya se conserva otro ejemplar en un expediente.
El conocimiento del funcionamiento
de la administración y de la función de los documentos
será tarea prioritaria para
adjudicar a estos originales el valor correcto sin provocar dudas acerca de su
conservación.
Dossieres: Es decir
«conjuntos de documentos agrupados en razón de su afinidad temática
sin que respondan a una norma de procedimiento».
Estos conjuntos de documentos no deben ser confundidos con los expedientes
administrativos que siempre son el resultado de una actuación determinada.
Veamos un ejemplo: En el departamento de Alcaldía es necesario tener la
información sobre el colegio privado X. Para ello los servicios municipales
aportarán
información; el departamento de
licencias remitirá fotocopias de las licencias de aperturas y de obras ;
Secretaría General aportará copias de los Acuerdos por los que se les
concedieron
subvenciones, copias de cartas de
padres dirigidas al Concejal de Educación, etc. Esta información se reúne con
el único fin de tener un mejor conocimiento del colegio.
Documentos
procedentes de otras oficinas y que en forma de fotocopias reciben para
su información.
El ejemplo más patente sería el de
las Actas de las Comisiones de Gobierno o de Pleno que se distribuyen en todas
las oficinas municipales.
Copias de
documentos.
Generalmente todas las oficinas
conservan copias de los informes que emiten. El documento
válido será siempre el original que
constará en el interior de un expediente. El expediente podrá archivarse en la
oficina que emite el informe o en otra. Las copias carecerán de valor, pero a
efectos estadísticos o como modelo para posteriores intervenciones, la oficina
conservará la copia, que puede ordenar cronológicamente o por la materia de la
que trate el
informe. Adquiere así un evidente
valor informativo para la oficina. Valor que irá perdiendo
con el paso del tiempo lo que permitirá
su destrucción.
DOCUMENTACIÓN
INFORMATIVA AUXILIAR
Está formada por los diferentes
textos legales, revistas especializadas, Boletines oficiales y
Catálogos que suelen
recibir todas las oficinas.
ACTIVIDAD
Realiza un mapa mental
con este texto y luego me lo vas explicando en un video (enviar también el
mapa)
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