La edad de los documentos

 

 LA EDAD DE LOS DOCUMENTOS

Lo que ocurre es que los documentos, igual que las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. Así surge en la ciencia archivística la llamada Teoría de las tres edades.

Según esta teoría los documentos pasan por tres etapas desde su creación:

·         Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.

·         Segunda Edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo Intermedio.

·         Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo Histórico.

Generalmente a cada una de estas edades se le asigna un número de años, así se dice que los documentos de primera edad tienen de 0 a 5 años, los de segunda edad de 5 a 30 años y los de tercera edad son aquellos que superan dicha fecha. Lo que no deja de ser un convencionalismo tal vez de necesaria aplicación en grandes organizaciones, pero que aplicado a ámbitos más pequeños puede ir en detrimento de la conservación de los documentos y del aprovechamiento de los espacios administrativos.

De acuerdo con la Ley 16/1985 artículo 49.2. Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.

Esto quiere decir que para la Administración la conservación de los documentos es de obligado cumplimiento en todas las edades.

Para facilitar la conservación y garantizar los derechos de los ciudadanos, los Ayuntamientos deben crear lo que denominamos un Sistema de Archivo. Este sistema de archivo que podemos definir como «el conjunto de órganos en donde se ubican los documentos en razón de su utilidad para la gestión administrativa, los ciudadanos y los investigadores, y que están atendidos por personal preparado y responsable», constituye el cauce por el que discurre el flujo documental de un Ayuntamiento. Este cauce debe estar debidamente canalizado y permitir la eliminación de los documentos que obstaculicen su marcha. Como veremos al hablar del expurgo y la eliminación de documentos, de todo el volumen documental que tramitan las oficinas municipales sólo una mínima parte debe llegar al Archivo Histórico.

Como hemos visto, a cada órgano le corresponde atender los documentos de una edad determinada.

Ahora bien, el sistema archivístico se debe adaptar a las necesidades de cada organismo.

En las administraciones pequeñas sólo existirán dos órganos para atender a todos los documentos:

El Archivo de Oficina y el Archivo General o Municipal.

Para las Administraciones mayores pueden existir 3 o 4. Así el Sistema de Archivos de la Administración, establecido por el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, define cuatro tipos de archivos:

ü  Archivo de Oficina

ü  Archivo Central

ü  Archivo Intermedio

ü  Archivo Histórico

Por ejemplo, en un Ayuntamiento de una ciudad grande y estructura organizativa compleja se crearía el siguiente sistema:

La denominación que estos archivos tienen, puede variar por razones muy diversas. Por ejemplo el sistema archivístico del Ayuntamiento de Barcelona4 está formado por los siguientes órganos:

Podemos decir que la creación de los órganos está condicionada por:

 

*  Volumen documental

*  Espacio disponible

*  Mayor o menor cercanía entre el archivo de oficina y el Municipal.

*  Metros lineales de documentación histórica

*  Personal capacitado.

Y por otro factor fundamental: la mayor o menor sensibilidad corporativa hacia la valoración de los documentos.

Independientemente de la creación o no de órganos que representen diferentes niveles de archivo, es importante destacar que la edad de los documentos y los valores que llevan aparejados marcarán la distinta atención que requiere el documento pese al espacio físico en que se encuentre.

En un Ayuntamiento es imprescindible la creación de un Archivo Municipal perfectamente acondicionado, con espacio suficiente y con personal cualificado, para recibir los documentos que se tramitan en las oficinas de tal manera que en éstas sólo se archiven los documentos con vigencia administrativa.

 

ACTIVIDAD:

Grabe un video de 5 minutos y me explica este tema como si usted fuera el profesor y yo el alumno.