¿Qué es un archivo?

 

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

 Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos

 Destaquemos en esta definición su característica de conjunto orgánico, es decir, los documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones, en el caso que nos ocupa de unas funciones administrativas encaminadas al servicio público. Nunca se puede denominar, por tanto, archivo a una colección de documentos resultado de un acto voluntario tendente a acumular información para ponerla al servicio de una colectividad, como hace un Centro de Documentación, o bien a la reunión de documentos dispares reunidos sólo por su materia, como si de piezas de museo se tratase.

 

Pero la expresión archivo hace referencia a otros conceptos, así por archivo se entiende el

espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina en donde se organizan para

ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución.

 

Recogiendo la definición arriba reseñada podemos destacar que los archivos están formados por documentos independientemente de que éstos hayan sido creados ayer o hace 100 años, por lo que no es correcto relacionar la palabra archivo con la palabra historia como sucede en muchas ocasiones.

 

Lo que ocurre es que los documentos, en función de su contenido informativo y de su valor legal, pueden conservarse en las propias oficinas o en depósitos alejados de las mismas. Pero tanto en el primer caso como en el segundo formarán el archivo de la institución.

 

Los archivos están formados por documentos, pero ¿qué se entiende por documento?

Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

 

En el caso que nos afecta interesa más conocer qué es un documento de archivo, y la definición que encontramos es la siguiente: un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material o formal 3.

Destaquemos que los documentos son testimonio material de un hecho o un acto que realizan, en el caso que nos ocupa, las oficinas municipales, como consecuencia de las funciones que tienen encomendadas por una normativa jurídica.

 

Estos documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar características muy diferentes. Por ejemplo, pueden ser de papel o de material plástico. Se puede acceder a ellos

directamente o utilizar una máquina para entenderlos, como por ejemplo los documentos informáticos.

Independientemente del soporte (material físico en el que se registra la información), la información que nos presenta puede ser sólo texto, en este caso lo denominamos documento

textual; o bien mostrar un gráfico, un plano o un mapa y, en ese caso, tendríamos un documento gráfico; o bien mostrar una imagen en movimiento o un sonido, tendríamos así documentos en imagen y sonoros.

 

Los documentos en soporte papel pueden tener diferente formato, así pueden estar integrados por una o dos hojas reflejo de un solo acto administrativo, en ese caso estaríamos ante un documento simple, o bien por un conjunto de hojas que reflejen varios actos administrativos,

como por ejemplo un expediente, al que denominaríamos documento complejo. Por lo tanto, independientemente de sus características, constituyen los elementos que utiliza la Administración para cumplir con sus fines.

 

Los documentos nacen o se reciben en las oficinas formando su archivo. Transcurrido un cierto período de tiempo no son ya necesarios allí y si no son retirados o eliminados, se producirá una acumulación que impedirá archivar los nuevos documentos que se sigan tramitando.

 

Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan. Esto es importante tenerlo presente de cara a la organización. Los documentos estarán en ellas siempre y cuando sean necesarios para los empleados públicos en su trabajo cotidiano.

 

Y ¿esto, por qué ocurre? Porque los documentos independientemente de las características ya enumeradas tienen un valor que puede venir dado por su información o como sustentador

de derechos.

 

Como ya hemos adelantado estos valores pueden ser:

 

·         Valor Administrativo

·         Valor Legal/Fiscal

·         Valor Histórico.

 

Valor Administrativo, es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestión de sus asuntos.

 

Valor Legal o fiscal es el que viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administración y para los ciudadanos.

 

Por ejemplo, los expedientes de impuestos si no tienen recurso, tienen un valor fiscal de cinco años. El expediente de la Tasa de Equivalencia tiene un valor que oscila entre 20 a 30 años dependiendo de la fecha del documento.

 

El valor histórico, viene marcado por la información que contiene el documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una institución o de una comunidad.

El valor histórico de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organización de los documentos de una institución, por eso es corriente oír hablar de palabras tales como archivo activo, semiactivo y pasivo, o de manera más simplista archivos

vivos y archivos muertos.

 

Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto.

 

Físicamente los dos primeros se conservarían en la oficina y el último en la dependencia denominada «Archivo». Si consideramos el valor histórico de un documento observaremos que no existen archivos ni pasivos ni muertos.

 

En el supuesto de que tras el análisis de un documento llegásemos a la conclusión de su ausencia de valor, ni siquiera para una futura investigación histórica, lo mejor que podríamos

hacer sería destruirlo. Nunca se debe incrementar el volumen documental de una institución innecesariamente.

 

Las copias de las notas de régimen interior que una oficina archiva durante un período de tiempo para demostrar que se ha enviado y se ha recibido un documento, sería un buen ejemplo pues podemos pensar que es difícil que alcancen la categoría de documentos históricos.

 

Lo que ocurre es que los documentos, igual que las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. Así surge en la ciencia archivística la llamada Teoría de las tres edades. (Este tema lo veremos la próxima semana)

 

ACTIVIDAD:

 Mediante un mapa mental, explícame este tema o, si lo prefieres, escribe un resumen del tema no menor a pagina y media y me lo envías.