CLASES DE DOCUMENTOS
En el primer apartado de este Manual hemos definido lo que se considera documento de archivo. Ahora vamos a explicar lo que se puede considerar un documento administrativo y los diferentes tipos de documentos que se pueden encontrar en la administración.
Ø
Expedientes
Ø
Documentos de Enlace
Ø
Documentos de Notificación
Ø
Documentos de apoyo a la gestión
Ø
Documentación informativa auxiliar.
}CORRESPONDENCIA
Podemos definir la correspondencia
como el conjunto de cartas que recibe y emite una oficina. El diccionario de la
Real Academia de la Lengua define la palabra carta como «papel escrito, y
ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con
ella».
La variedad de «cartas» que reciben o
envían las oficinas municipales es enorme, pero hay que considerar que una
inmensa mayoría formarán parte de un expediente.
En este apartado vamos a tratar la
correspondencia como documento simple que formará una serie documental, y que
nace de la actividad de informar y de la necesidad de información que tienen
las oficinas.
Dentro de la serie correspondencia
existe una tipología documental muy compleja. Veamos algunos de los tipos
documentales más frecuentes:
Oficios. Es uno de los tipos más característicos de
la Administración. Se puede definir como «una comunicación escrita referente a
los asuntos del servicio público».
Los oficios se distinguen fácilmente
por su especial configuración:
·
Membrete en el margen superior izquierdo
·
Amplio margen en el lado izquierdo para
incorporar anotaciones.
·
Dirección en el margen inferior del escrito
·
Firma rubricada autógrafa y generalmente
sellada
·
Tamaño cuartilla
Hasta hace pocos años constituían el
documento por excelencia en la Administración, y los expertos en diplomática contemporánea distinguían
diversos tipos de oficios: informativos, oficios circulares, de traslado, de
remisión, de acuse de recibo, etc.
Actualmente se ha perdido la rigidez
en la configuración y aunque el mensaje es el mismo, el aspecto externo ha
cambiado tanto que ha dado lugar a diferentes tipos documentales.
Escritos de particulares: Pueden ser de contenido muy variado. Destacaremos:
ü
Escritos solicitando información
ü
Ofrecimientos de servicios.
La serie de correspondencia es una de
las más voluminosas en los archivos de oficina. En la segunda
parte de este Manual se darán normas
para su ordenación pero, en este apartado, queremos hacer
algunas consideraciones:
No se debe archivar la correspondencia de
entrada y de salida separadamente.
Hay que tener especial cuidado para no
archivar escritos que forman parte de la tramitación de un expediente en la
serie de correspondencia.
Respecto al punto primero hay que
pensar que en una oficina municipal se reciben muchos escritos
solicitando información. La
contestación tiene que ir unida a la pregunta pues de lo contrario se perderá
el control de los documentos con gran facilidad y la recuperación será mucho
más complicada.
EXPEDIENTE
Es el documento principal de la
Administración, se puede definir de varias formas. Así, el Reglamento de
Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales nos da
la siguiente definición: «Constituye expediente el conjunto ordenado de
documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución
administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla».
El Diccionario de Terminología
Archivística define expediente como «unidad documental formada por un conjunto
de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto».
Podemos decir que en la
Administración, salvo casos excepcionales, se funciona utilizando el expediente
como pieza fundamental alrededor de la cual gira toda la actividad de la
oficina. Sin embargo, la realidad nos muestra algo bien diferente: la
acumulación de documentos sueltos que forman falsas series documentales en
todas las oficinas.
El problema radica en la ausencia de
un procedimiento normalizado para aquellos expedientes en los que el legislador
deja libertad al instructor en el procedimiento administrativo, lo que se
denomina expedientes no formalizados.
Cuando las oficinas tienen unas Normas
de Procedimiento muy elaboradas se forman expedientes, cuando esto no ocurre se
tiende a desmembrar lo que sería un expediente y a crear agrupaciones
documentales en función de cada paso que se da para concluir o resolver un
asunto determinado.
Veamos cómo hay que formar un
expediente:
El citado reglamento nos dice que «los
expedientes se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos,
pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que
deban integrarlos, y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas por los
funcionarios encargados de su tramitación».
Los expedientes incluyen diferentes
tipos documentales, así nos encontraremos con instancias, informes,
certificaciones, acuerdos, etc. Estos documentos se denominan esenciales o de
contenido
esencial 15. Cabe preguntarse si se
deben incluir en el expediente los documentos que sirven de nexo a los
esenciales. Pensamos que aquellas notas interiores, oficios de acrediten la autoría
de determinado documento, está claro que formarán parte del expediente; pero
los documentos de enlace que sólo acompañen a un documento entre oficinas no
deberán incluirse.
Nos referimos a las notas que suelen
presentar el texto siguiente:
«Adjunto remito informe sobre X para
incluir en el expediente X».
Estas notas o documentos de enlace se
archivarán formando serie independiente.
Como ejemplo de nota interior que
formaría parte del expediente podemos referirnos a la nota que la oficina
responsable del trámite envía a las oficinas relacionadas comunicando la
resolución del expediente.
ACTIVIDAD:
1. Realiza un
mapa conceptual sobre este tema y envíamelo al Wasap.
2. Redacta un
oficio dirigido al señor Alcalde, solicitando un servicio o arreglo a tu
barrio.
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