Conceptos esenciales de la Administración de Documentos

 

Conceptos esenciales de la Administración de Documentos

Transitar de los problemas a las soluciones que pueden aplicarse en el universo de los Archivos Públicos no es tarea fácil. Para ello es necesario reconocer que la actividad archivística no es exclusivamente una actividad empírica, carente de interés intelectual. También es necesario reconocer que su desempeño se sustenta en elementos teóricos y metodológicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de conceptos esenciales asociados a la Administración de Documentos. Apoyados en éstos es como pueden construirse mejores sistemas, métodos e instrumentos para la organización y la gestión de archivos.

Para sintetizar: la actividad archivística conlleva la ejecución de un conjunto de agrupaciones sucesivas de la información, que van de la generación de documentos individualizados, que se agrupan eventualmente en expedientes, hasta la formación de series y archivos, en cuya producción, integración, uso y control intervienen muchas personas, poniéndose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos al interior de las instituciones públicas.

La comprensión de los principales conceptos que conforman el lenguaje técnico de la Archivística es esencial para el personal encargado del manejo y la administración de los archivos. En atención a esta necesidad cabría formular los conceptos archivísticos desde los aparentemente más simples hasta los más complejos. Empezaremos por los primeros en los módulos siguientes, y luego en el glosario de términos de este manual, donde podrán encontrarse definiciones complementarias de los conceptos citados.

La materia básica de los archivos son los documentos, productos de toda acción pública, pues todo proceso de gestión en las instituciones da lugar a su producción. De hecho, toda gestión o trámite inicia regularmente con la generación de documentos. ¿Pero qué es un documento? ¿Cómo se define? ¿Qué características posee? ¿Se manejan éstos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y por qué? ¿Qué es un expediente? ¿Cuál es su naturaleza y cómo debe integrarse? ¿Qué características debe tener?

Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composición y naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los conceptos de Clasificación y Valoración, el concepto del ciclo vital de los documentos, etc. Todo ello tiene un significado fundamental a lo largo del proceso de agrupaciones sucesivas de la información implícitas en la organización de archivos.

REFLEXIONAR

Cabría destacar que en el origen de la gestión pública hay fundamentalmente tres causas por las que se producen documentos, que en su momento llegarán a formar parte de archivos: primero, para documentar la atención de trámites, esto es, como resultado de las actividades que desempeñan las administraciones públicas en su relación con la ciudadanía; segundo, como resultado de la administración de los recursos institucionales, razón por la que se genera una gran cantidad de documentos (personal, administración, servicios generales, licitaciones, etc.; documentación que, por cierto, es común a toda la Administración Pública), y, tercero, los documentos que se producen como resultado de la planeación y las actividades sustantivas de las instituciones (documentación que se asocia de manera específica a cada institución, de conformidad con el desempeño de sus atribuciones jurídicas particulares). Reflexione sobre las afirmaciones previas y piense usted si además de las mencionadas hay otras causas por las que se producen documentos en su institución.

Profundicemos un poco más en las afirmaciones hechas en el cuadro. Empecemos con la definición de documento. De acuerdo con la definición hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser también documento aquél que sólo sea legible por máquina, como el microfilme o los documentos electrónicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera “virtual”. También podría ser un documento un periódico, una revista, un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada información por la mano del hombre por así decirlo, podría ser también un documento. Esta característica la tienen por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Azteca.

Un documento escrito a mano o mediante la utilización de algún medio mecánico o electrónico responde también a la definición previamente dada. ¿Qué hace, entonces, diferentes a estos documentos?

Una primera respuesta estaría relacionada, precisamente, con la afirmación que en la definición del concepto queda excluida, esto es, “los fines para los que haya sido producido”, los propósitos para los que fueron creados los documentos. Otra respuesta estaría relacionada con la naturaleza y cualidades de los mismos, así como con el uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria ampliación del concepto de documento como “documento de archivo”.

Documento de archivo o unidad de documentación simple, es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeño de las gestiones públicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestión, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institución. Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen más documentos electrónicos o digitales (que eventualmente podrían tener una naturaleza o un uso archivístico), el documento de archivo (cuya información se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeño de las gestiones públicas, y es el objeto de trabajo “natural” de las instituciones archivísticas.

Así, la definición del concepto de Documento de Archivo se amplía significativamente cuando se describen sus características y cualidades, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas características, al menos no totalmente.

El documento de archivo:

Ø  Documenta las gestiones públicas o es resultado de procesos de gestión.

Ø  Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo.

Ø  Posee valores administrativos, legales y/o fiscales.

Ø  Con frecuencia es exclusivo y único.

Ø  Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas y les otorga continuidad.

Ø  Es referencia y testimonio de la acción gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histórica.

Ø  Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendición de cuentas.

Ø  Está plenamente identificado con datos que permiten su agrupación archivística, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institución y área que lo ha generado y usado, así como con la función y el asunto sobre el que versa.