Documentos

. Los documentos nacen o se reciben en las oficinas formando su archivo. Transcurrido un cierto período de tiempo no son ya necesarios allí y si no son retirados o eliminados, se producirá una acumulación que impedirá archivar los nuevos documentos que se sigan tramitando. Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan. Esto es importante tenerlo presente de cara a la organización. Los documentos estarán en ellas siempre y cuando sean necesarios para los empleados públicos en su trabajo cotidiano.

Las oficinas son espacios de trabajo donde se tramitan los documentos, pero no donde se conservan y acumulan. Esto es importante tenerlo presente de cara a la organización. Los documentos estarán en ellas siempre y cuando sean necesarios para los empleados públicos en su trabajo cotidiano. Y ¿esto, por qué ocurre? Porque los documentos independientemente de las características ya enumeradas tienen un valor que puede venir dado por su información o como sustentador de derechos. Como ya hemos adelantado estos valores pueden ser:

·         Valor Administrativo

·         Valor Legal/Fiscal

·         Valor Histórico.

 

Valor Administrativo, es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestión de sus asuntos.

Valor Legal o fiscal es el que viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administración y para los ciudadanos. Por ejemplo, los expedientes de impuestos si no tienen recurso, tienen un valor fiscal de cinco años. El expediente de la Tasa de Equivalencia tiene un valor que oscila entre 20 a 30 años dependiendo de la fecha del documento.

El valor histórico, viene marcado por la información que contiene el documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una institución o de una comunidad. El valor histórico de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organización de los documentos de una institución, por eso es corriente oír hablar de palabras tales como archivo activo, semiactivo y pasivo, o de manera más simplista archivos vivos y archivos muertos.

Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto. Físicamente los dos primeros se conservarían en la oficina y el último en la dependencia denominada «Archivo». Si consideramos el valor histórico de un documento observaremos que no existen archivos ni pasivos ni muertos. En el supuesto de que tras el análisis de un documento llegásemos a la conclusión de su ausencia de valor, ni siquiera para una futura investigación histórica, lo mejor que podríamos hacer sería destruirlo. Nunca se debe incrementar el volumen documental de una institución

innecesariamente. Las copias de las notas de régimen interior que una oficina archiva durante un período de tiempo para demostrar que se ha enviado y se ha recibido un documento, sería un buen ejemplo pues podemos pensar que es difícil que alcancen la categoría de documentos históricos. Lo que ocurre es que los documentos, igual que las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. Así surge en la ciencia archivística la llamada Teoría de las tres edades. Según esta teoría los documentos pasan por tres etapas desde su creación:

*Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.

 

* Segunda Edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia por la Administración o los ciudadanos. Forman el Archivo Intermedio.

 

* Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo Histórico.

Generalmente a cada una de estas edades se le asigna un número de años, así se dice que los documentos de primera edad tienen de 0 a 5 años, los de segunda edad de 5 a 30 años y los de tercera edad son aquellos que superan dicha fecha. Lo que no deja de ser un convencionalismo tal vez de necesaria aplicación en grandes organizaciones, pero que aplicado a ámbitos más pequeños puede ir en detrimento de la conservación de los documentos y del aprovechamiento de los espacios administrativos.

 

Actividad:

1.       Lee con lápiz, subrayando lo importante y luego realiza un resumen de una página donde me expliques los puntos tratados en este texto.

2.       Para probar tu comprensión y capacidad de síntesis, realiza un mapa mental con lo que has expresado en el resumen.